Как управлять финансовыми документами вашей компании?

Как управлять финансовыми документами вашей компании?

Каждый владелец бизнеса или предприниматель хочет, чтобы их бизнес рос. Однако с его развитием увеличивается и документооборот. Один из лучших способов организовать этот поток и поддерживать его в порядке — выбрать правильные программные инструменты. Они могут помочь вам удовлетворить ваши повседневные потребности и максимизировать вашу производительность. При большом количестве приложений, доступных сегодня, сделать правильный выбор непросто.

Давайте подробнее рассмотрим наиболее важные функции, которыми должно обладать хорошее решение для работы с документами.

Поддержка нескольких форматов

Электронные документообороты предполагают использование различных форматов документов. Например, DOCX, DOC, ODT, RTF, TXT и PDF являются наиболее распространенными форматами файлов для текстовых документов, и существует множество других расширений файлов, используемых для электронных таблиц и презентаций.

Если вы хотите избежать проблем с совместимостью при работе с документами разных типов, рекомендуется выбрать инструмент для работы с документами, поддерживающий несколько форматов. Чем больше поддерживаемых форматов, тем лучше.

Возможности совместной работы

Должен быть определен набор функций для совместной работы сотрудников над одним документом, что значительно облегчает весь процесс.

Минимальный рекомендуемый список обычно включает автосохранение, историю версий, контроль версий, отслеживание изменений, комментарии и пользовательские теги. Все эти функции предотвращают ошибочный ввод данных соавторами и делают совместную работу над документами быстрее и проще.

Безопасность

При работе с документами необходимо следить за тем, чтобы ваши данные всегда были защищены. Это особенно важно, если вы работаете с конфиденциальными документами, такими как финансовые отчеты и отчеты о деятельности.

Чтобы предотвратить утечку данных и несанкционированный доступ третьих лиц, ваше офисное программное обеспечение должно иметь набор функций безопасности. Например, единый вход, двухэтапная аутентификация, шифрование данных и резервное копирование — все это элементы, которые позволяют вам обеспечить максимальную безопасность ваших документов.

Интеграция

Еще одним важным фактором, который следует учитывать при выборе лучшего инструмента, является его интеграционная способность. Например, если у вас есть мощное решение, которое идеально соответствует вашим потребностям, но вы не можете интегрировать его в существующую ИТ-экосистему, которой уже пользуетесь, это очень расстраивает.

Попытка интегрировать программное обеспечение, которое не было предназначено для этого, и обеспечение правильной совместной работы всего программного обеспечения может привести к дополнительным затратам и потере времени. Вот почему выбранный вами инструмент для совместной работы над документами в реальном времени должен легко интегрироваться с другим программным обеспечением.

Доступная цена

Одним из наиболее важных советов по выбору идеального инструмента для работы с документами является его доступность. Вам не всегда может понадобиться работать с документами в электронном виде. Поэтому вкладывать большие деньги в программное обеспечение, которое вы не будете использовать очень часто, не очень хорошая идея.

Однако это не означает, что следует выбирать инструмент, структура цены которого слишком дешева. В идеале вы должны предоставить бесплатный пробный период, чтобы вы могли какое-то время попробовать решение и решить, подходит оно вам или нет.

Какое решение выбрать?

Вы можете выбрать известное решение, такое как Google Docs или Microsoft Office Online. Они обладают всеми необходимыми функциями и позволяют решить большинство проблем, с которыми вы можете столкнуться в процессе совместной работы над документами.

Тем не менее, Google и Microsoft часто критикуют за несоблюдение конфиденциальности данных своих пользователей. Кроме того, как только вы начнете использовать их продукты, вы можете оказаться запертыми в их экосистеме.

Если вам нужна достойная альтернатива, которая подчеркивает конфиденциальность ваших данных, вы можете попробовать использовать ONLYOFFICE Docs.

Это пакет онлайн-офисов с открытым исходным кодом, предназначенный для развертывания среды совместной работы в частной сети. Он включает в себя редакторы для текстовых документов, электронных таблиц, презентаций и форм. ONLYOFFICE Docs полностью соответствует вышеуказанным критериям и имеет следующие преимущества:

  • Полная поддержка форматов Microsoft Office (OOXML) и совместимость с другими популярными форматами, такими как docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, pdf, txt, rtf, html, epub, csv;
  • Создание заполняемых шаблонов документов с текстовыми полями, флажками, выпадающими списками, переключателями;
  • Гибкие права доступа — вы можете обмениваться документами для редактирования, просмотра, комментирования, просмотра, заполнения форм или отзыва доступа;
  • Ограничение на копирование, печать или загрузку файлов;
  • Несколько функций совместной работы — автоматическое сохранение, история версий, контроль версий, отслеживание изменений, режимы совместного редактирования (быстрый и строгий), комментарии, пометка пользователей, обмен мгновенными сообщениями;
  • Встроенный чат для обмена текстовыми сообщениями и возможность подключения Telegram, Jitsi или Rainbow для общения прямо в редакторе;
  • Простая интеграция с различными службами файлов и синхронизации и платформами управления документами, такими как Nextcloud, Seafile, ownCloud, SharePoint, Alfresco, Plone, Confluence, Nuxeo и т. д.;
  • Бесплатное настольное приложение для автономного редактирования документов в Windows, Linux и macOS, построенное на том же движке, что и онлайн-редакторы;
  • Полный набор функций безопасности — самостоятельное развертывание, единый вход, двухэтапная аутентификация, HTTPS, веб-токен Jason, шифрование данных в режиме реального времени в приватных комнатах;
  • 30-дневная бесплатная пробная версия для корпоративных версий и бесплатная версия для сообщества.
Оцените статью
Добавить комментарий